A "DIFÍCIL", SIMPLES, HABILIDADE DE DELEGAR!

 

Uma das habilidades fundamentais para os empreendedores de sucesso socialmente reconhecido é saber DELEGAR CORRETAMENTE. O saber delegar é, não só no meio profissional, mas também na vida pessoal, uma habilidade determinante para atingir os melhores resultados e alcançar harmonia e bem estar.

 “A Harvard Business Review descobriu que, em média, profissionais passam 41% do tempo focados em atividades de baixo impacto, que poderiam ser facilmente delegadas a outras pessoas. De acordo com a ScaleTime, gestores que delegam tarefas geram 33% mais receita do que aqueles que não o fazem”.

 Sabendo disto, faz muito sentido a afirmação do  professor de Stanford, Jeffrey Pfeffer:

 "Sua tarefa mais importante como um líder é ensinar às pessoas como pensar e fazer as perguntas corretas para que as coisas não desmoronem se você tirar um dia de folga".

 No meio corporativo é fundamental ter domínio sobre a habilidade de delegar tarefas para as pessoas certas, criando fundamentos e procedimentos para que os processos possam, assim como sistemas, serem replicáveis a qualquer momento e sem que se percam os  resultados esperados.

 Ainda que você entenda ser esta uma função específica das lideranças, ela é também responsabilidade de todos os membros das equipes. Devendo ser cultivada, aprimorada e praticada continuamente, de forma que todos aprendam e a multipliquem fazendo com que a organização aprenda e cresça com ela mesma ( A 5ª Disciplina - Senge, P.).

 Pense que mesmo que você trabalhe num local premiado como Best Place to Work, quase nunca saberá quando alguém do time vai tomar outro rumo, saindo da empresa.

E, como o prof. Jeffrey Pfeffer, da Universidade de Stanford sempre diz: “Se alguém do seu time sai, mesmo em férias, você não vai querer que trabalhos essenciais deixem de ser feitos em função disso. Com isso em mente, é necessário ter proatividade, registrar processos e compartilhar conhecimento para que outros membros da equipe dêem conta dos trabalhos quando necessário”.

 Por isto é super importante mapear os processos, fazer um overview, e manter estas informações sempre ao alcance das suas lideranças e das equipes.  Isto facilita em muito a tarefa de delegar com assertividade e eficiência! Esta é uma ação estratégica que não deixará dúvidas na realização de qualquer tarefa.

Vejamos algumas dicas que vão facilitar a sua tarefa de delegar:

 1. Crie um sistema simples e que contenha os processos realizados na empresa, faça de forma detalhada, clara e de fácil entendimento; assim será mais tranquilo para organizar tudo e fazer com que todos entendam os “comos, os porquês, os quandos, os responsáveis, as causas e as consequências”. Use o endomarketing para realizar a divulgação via mídias internas da empresa.

 2. Crie um “esquema de jogo” para os processos, ele é uma ferramenta  muito útil, simples e acessível a todos os níveis. Ao desenvolver esta ferramenta, você terá a oportunidade de reavaliar pontos específicos dos processos, fazendo isto você terá condições de repensar a forma e a aplicabilidade, podendo inclusive facilitar o entendimento de quem nunca realizou determinada tarefa, através de uma nova exposição, mais clara para ser entendida. Imagine o quanto isto vai ajudar naquelas tarefas mais cheias de etapas! Se você tiver condições e tempo, não custa pensar no auxílio que os vídeos instrucionais podem prestar a você neste caso.

 3. Como você , presumivelmente, já está habituado a delegar com eficiência, deve também entender que é necessário montar planos de contingência ; sempre pensando naquelas situações inesperadas. Então, apresente casos onde algo deu errado e quais as soluções imediatas a serem tomadas para que o evento não ocorra ou mesmo seja neutralizado. Lembre-se de que, por mais habilidoso que seja o delegado, ele não terá a mesma habilidade que você desenvolveu para lidar com o inesperado. Ah! É importante consultar os integrantes da equipe para saber se eles tem algo a acrescentar, afinal eles vivem estas situações e podem trazer para o processo algum aprimoramento que você ainda não conhece!

 4. Crie um guia ou um vídeo integracional que proporcione uma integração rápida. Isto facilitará o entrosamento dos entrantes com o sistema e as equipes, gerando um  “tempo discricionário” para você usar em outras atribuições mais importantes para você.

 5. Encoraje perguntas e tire dúvidas, sempre de forma acessível e clara. Agindo assim você aumentará a produtividade no ambiente de trabalho. Afinal você não vai querer ter pessoas da equipe fazendo coisas de qualquer maneira, “sem pé nem cabeça”, vai? Trabalhos assim consistem num grande risco de retrabalho, com perdas de tempo e de rentabilidade. Um desperdício para a organização! Crie eventos rotineiros, reuniões rápidas, específicas para esclarecimentos e inovações. Implemente um calendário de treinamentos para aprimorar o seu pessoal. Agindo assim, você empodera seus recursos e facilita sua tarefa de delegação. Como “bônus”, você ganha tempo para dedicar-se a suas tarefas de gestão, aumentando seus rendimentos e a sua qualidade de vida.

Simples assim!

Darvin G. Pereira

Especialista